Як правильно зшивати справи

Как правильно прошивать документы нитками


Бесплатная юридическая консультация:

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага.

Оглавление:

Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р«Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.


Бесплатная юридическая консультация:

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.


Бесплатная юридическая консультация:

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/vedenie-biznesa/kak-pravilno-proshivat-dokumenty-nitkami.html

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
  • Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
    • приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
    • инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
    • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения:

  • Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
  • Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
  • И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с этим материалом.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом.

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  • Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
  • Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

  • название данного документа;
  • дата составления описи;
  • аннотация;
  • непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
  • в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.


Бесплатная юридическая консультация:

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  1. Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  2. Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  3. Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  4. Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  5. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.


Бесплатная юридическая консультация:

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Бесплатная юридическая консультация:

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Источник: http://znaydelo.ru/buhgalteriya/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html

Инструкция по сшиванию документов

Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы. Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время. И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.


Бесплатная юридическая консультация:

Способы сшивания документов

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Где можно сшить документы?

Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь!

Как правильно сшивать документы нитками?

Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:


Бесплатная юридическая консультация:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий. Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди. Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___


Бесплатная юридическая консультация:

Генеральный директор ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.А. Петров

В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос. Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.

Правила сшивания документов

Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей. Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы. Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены. Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно.

Как сшить документы на уголок?

Некоторые документы – например, кассовые – можно сшивать через левый угол. Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов. Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить. Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.


Бесплатная юридическая консультация:

Как открыть шиномонтаж — от документов до подсчетов окупаемости.

Приняли на работу, но с испытательным сроком? Узнайте, как правильно составить договор с работодателем.

Какие документы необходимо собрать и предъявить в случае открытия собственного магазина продуктов: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-magazin-produktov.html

Машинка для сшивания документов — что это?

Как же быть, если вы не знаете, как правильно сшить документы нитками, или же не имеете времени на выполнение этой задачи? Чтобы облегчить работу по прошивке или брошюровке большого количества документов, было разработано особое устройство, представляющее собой гибрид сверлильной и швейной машинки. Речь идет не о производственном, а о компактном станке, способном прошить за 5 минут до 500 листов. Как правило, это электрические или полуавтоматические аппараты. На полотно укладываются документы, затем делается иглой или сверлом отверстие, через которое машинка продевает нить.

Не стоит путать такие машинки с биндерами. Биндер работает аналогичным образом, но делает отверстия сразу по всей длине листов и скрепляет их не нитью, а пружиной. Обычное устройство для сшивания документов нитью можно приобрести в среднем за рублей в зависимости от модели.


Бесплатная юридическая консультация:

Видео: как сшивать документы нитками с помощью станка

У каждой инстанции свои требования к правилам сшивания документов. Иногда требуется нумеровать только листы, иногда – каждую страницу. В некоторых случаях допустим выход контура печати за лист-наклейку, а в других – недопустим. Так, если вы не знаете, как сшивать документы для налоговой, то необходимо запомнить, что налоговая часто настаивает на наличии описи документов отдельным листом, нередко сшитые документы нужно дополнительно помещать в папку.

Чтобы избежать досадных задержек и ненужного стресса всегда уточняйте нормативы по каждому отдельно взятому случаю.

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/instruktsiya-po-sshivaniyu-dokumentov.html

Як зшивати документи правильно в діловодстві, в архів, для податкової?

Методичні рекомендації діловодства

Діловодство — складний процес в плані оформлення документації. Це стосується і прошивки ділових паперів. Не можна просто скласти пачку листів і зшити. Дуже часто документи повертаються саме з-за того, що підшивки неправильно оформлені.

Для чого зшивають документи?

Хочемо зауважити, що немає однозначної інструкції з цього приводу. Однак є нормативні акти, що регулюють порядок оформлення документації. Вважається, що прошивати необхідно абсолютно всі папери, якщо їх обсяги більше одного аркуша. Це стосується і копій, наприклад статуту документів юридичних осіб (на копіях не ставиться печатка підприємства). Крім того, прошиваемие аркуші нумеруються арабськими цифрами. Ставляться вони в верхньому правому куточку. Для прошивки документів вам знадобляться спеціальні нитки-шпагат, шило, голка. На задній стороні останнього аркуша обов’язково приклеюється заверительная записка, що містить інформацію про кількість сторінок. На ньому ставиться підпис керівника та обов’язково печатка підприємства.


Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://www.xn--80aimveh.pp.ua/nauka/2026-yak-zshivati-dokumenti-pravilno-v-dlovodstv-v-arhv-dlya-podatkovoyi.html

Як правильно прошивати документи

Про діловодстві

правильно Вести діловодство стало найбільш актуальним в сучасному суспільстві, так як від цього залежить не тільки, щоб який-небудь документ був знайдений вчасно, але і авторитет організації знаходиться на високому рівні. Ця важлива частина, складова канцелярські справи не така вже й проста, як це здається з першого погляду. Безумовно, цією важливою справою повинен займатися фахівець.

Підготовка документів для підшивки

У будь-якій організації ведеться архівна справа, куди складаються документи на зберігання. Для того щоб врахувати всі папери на місці важливо правильно вести процедуру їх реєстрації. У спеціально заведених журналах повинні відображатися номери вхідних і вихідних листів, документів або будь – яких інших цінних паперів. Відповідно потрібно зробити звірку наявності всіх наявних на підприємстві або його підрозділі документи. У випадку, якщо всі папери на місці, то їх слід акуратно пронумерувати. Номери аркушів проставляють зазвичай у верхньому парів куті олівцем, зрозуміло, на вільному полі. Різні фотоматеріали, креслення, схеми пронумеровуються у верхньому полі лівого кута. Бувають документи, виконані на великих форматах, наприклад, А0, А1, А2, А3 при нумерації їх розгортають і точно також проставляють олівцем номери сторінок у правому верхньому куті. Бути може в одному листі документів закладено декілька, в цьому випадку на конверті вказується кількість вкладених документів з їх поіменної описом.

Підготовка інструментів і матеріалів для зшивання

Виконати товсту підшивку документації також непросто. Інструменти для прошивання товстих шарів паперу повинні бути під рукою. Можна використовувати шило, товсту голку або дирокол. Хоча це все застаріло. У багатьох організаціях є невеликі свердлильні верстати, діаметр свердел досить невеликий. У подібному обладнання є всі необхідні для затиску пристосування, що значно полегшує працю. Єдине, що повинен дотримуватися діловод – це техніку безпеки, а саме, користуватися захисним екраном або щитком, що закриває все обличчя, що б дрібні частинки папери не пошкодили очі або на шкіру обличчя. Якщо застосовувати для проколювання документів шило, то перед початком роботи потрібно оглянути його на відсутність сколів, тріщин або інших пошкоджень. Цей інструмент повинен мати ручку, за яку зручно взятися. Нитки для зшивання краще підійдуть товсті бавовняні, але можна використовувати і синтетичні. Голки використовуються товсті з великими і довгими вушками.

Процес зшивання документів

Документи акуратно складаємо, починаючи з першої по останню сторінку. На першій сторінці в лівому чистому полі робимо розмітку. Ділимо це поле вздовж навпіл, потім відзначаємо на цій лінії середину, від якої вправо і вліво відкладаємо по три сантиметри і відзначаємо їх місце розташування. Потім починаємо виконувати отвори для безпосередньої прошивки. Відрізаємо нитку потрібно довжини, при цьому вузлик не потрібен. Починаємо прошивати документи знизу до верхньої сторінки і залишаємо хвостик нитки, щоб його довжина склала дві товщини прошиваемых документів і 10 сантиметрів додатково. З протилежного боку робимо точно також, при цьому використовуємо цю ж нитку. Потім кінці залишилися на першій сторінці ниток почергово з допомогою голки протягаємо через центральну позначку. Всього цю операцію проробляємо двічі. З нижньої сторони прошитих документів робимо вузлик і наклеюємо кінці ниток на папері з допомогою кальки, на яку попередньо ставимо свій підпис і дату, а також кількість прошнурованих аркушів. Потім наносимо канцелярський клей на приклеєний листок.


Бесплатная юридическая консультация:

Источник: http://womanday.in.ua/yak-pravylno-proshyvaty-dokumenty.html

Інструкція по зшиванню документів

Інструкція по зшиванню документів

Для реєстрації малого бізнесу дуже важливо знати, як правильно зшивати документи. Іноді порушення і помилки в прошивці паперів можуть послужити причиною відмови в реєстрації і затягнути весь процес на необмежений час. І це не примха чиновників: зшивання гарантує максимальний захист багатолистових документів від можливих підробок або втрати. Тому краще все зробити відповідно до існуючих вимог з першого разу.

Чіткого зводу правил про те, як зшивати документи, не існує, проте є нормативи, згідно з якими, потрібно підшивати всі діловоднихдокументи паперу в кількості більше одного аркуша.

Способи зшивання документів


Бесплатная юридическая консультация:

Підклеювання канцелярським клеєм, скотчем, з’єднання за допомогою скріпок або степлера повністю виключається. Всі важливі бухгалтерські, касові, юридичні та податкові документи потрібно прошивати нитками. Зшивання документів нитками можна здійснити вручну або використовуючи спеціальний пристрій.

Практикується палітурка документів або ж їх брошурування.

Де можна зшити документи?

Якщо ви не впевнені, що впораєтеся з усіма вимогами самостійно, має сенс доручити зшивання документів професіоналам.

Ви можете звернутися в найближчий архів або друкарню – як правило, у них є співробітники, що надають подібні послуги якісно і недорого. Або ж у приватну спеціалізовану фірму, що займається аналогічною діяльністю. Вам доведеться заплатити за роботу фахівця, зате все буде зроблено акуратно, швидко і за правилами.

Вирішили відкрити кафе, але не знаєте, які для цього потрібні документи? Повний перелік необхідної документації тут!

Як правильно зшивати документи нитками?


Бесплатная юридическая консультация:

Якщо ви все ж вирішили зайнятися прошивкою документів самостійно, вам потрібно приготувати:

    власне документи; суворі нитки чорного кольору або банківський шпагат; голку; дирокол; лист цигаркового паперу розміром приблизно 4 на 6 см, який ви приклеїте до готової підшитій книзі документів, щоб написати на ньому всі необхідні дані; канцелярський клей; якщо потрібно – друк.

Отже, як правильно прошити документи нитками?

1. Спочатку підготуйте документи . Складіть все листи в рівну стопку і зробіть по вертикалі два або три отвори, строго симетрично. Найнадійнішим вважається зшивання особливо важливих документів через п’ять отворів. Відстань між отворами повинне рівнятися в ідеалі 3 см. Якщо у вас всього 2-3 листа, робіть їх товстою голкою, але акуратніше дироколом. Для товстої стоси паперів використовуйте шило або, на крайній випадок, молоток і цвяхи. Тепер розкладіть всі документи по порядку і пронумеруйте їх.

2. Зшийте документи нитками або шпагатом . Іноді використовують тонку стрічку для зшивання документів, але надійніше, щоб не переробляти, взяти все ж суворі нитки. Прошивати документи потрібно двічі, кінці нитки вивести на виворітну сторону і зв’язати міцним вузлом. Вузол і залишилися хвостики повинні бути такими, щоб на них можна було наклеїти листочок з підписом і печатками.

3. Завірте підшиті документи . Для цього потрібно створити в MS Word таблицю, заповнити її, роздрукувати, вирізати і наклеїти на зворотну сторону зшитою папки паперів в місці фіксування ниток. Зразок приблизно наступний:


Бесплатная юридическая консультация:

прошита, пронумерована, скріплено підписом

та печаткою ___ (_______________________) лист ___

___________________________________ І. А. Петров

Не забудьте, папір має бути цигаркового, щоб чітко просвічувався вузлик. Кінці ниток повинні залишитися вільними – це дуже важливо. Клей допустимо використовувати тільки канцелярський. Після повного його висихання ставиться печатка та підпис уповноваженої особи. Зверніть увагу: ні друк, ні підпис не можуть виходити за краї аркуша цигаркового паперу, інакше завірення не буде вважатися дійсним.

На завершення підпис і печатку заливаються клеєм, але вимагають це не завжди в залежності від важливості документів. Уточнюйте це питання. Таким способом можна зшити стопку документів товщиною до 10 см.


Бесплатная юридическая консультация:

Правила зшивання документів

Як і було сказано вище, чітких правил по зшиванню діловодних, нотаріальних і інших паперів не існує, як і спеціально навчених цього людей. Важливо знати не тільки, як правильно це робити, але і коли потрібно прошивати документи. Якщо вам потрібно здати в архів або подати до суду копії важливих документів, а не оригінали, обов’язково уточніть, як саме вони повинні бути завірені. Іноді запевнення на загальній підшитій книзі недостатньо, потрібно завіряти кожну копію окремо.

Завжди попередньо з’ясовуйте, чого саме від вас вимагають, щоб не витрачати час, зусилля і гроші марно.

Як зшити документи на куточок?

Деякі документи – наприклад, касові – можна зшивати через лівий кут. Всі етапи роботи приблизно такі ж, як і при стандартній шнурівці документів. Тільки робиться два симетричних отвори у верхньому лівому куті стопки документів, через які і пропускається нитку. Лист цигаркового паперу приклеюється теж таким чином, щоб було видно вузлик і кінці нитки залишалися вільними, після чого ставиться печатка і підпис.


Бесплатная юридическая консультация:

Прийняли на роботу, але з випробувальним терміном? Дізнайтеся. як правильно скласти договір з роботодавцем.

Які документи необхідно зібрати і пред’явити в разі відкриття власного магазину продуктів: http://svoy-business. com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-magazin-produktov. html

Машинка для зшивання документів що це?

Як же бути, якщо ви не знаєте, як правильно зшити документи нитками, або ж не маєте часу на виконання цього завдання? Щоб полегшити роботу по прошивці або брошюровке великої кількості документів, було розроблено особливе пристрій, що представляє собою гібрид свердлильної та швейної машинки. Мова йде не про виробничий, а про компактний верстаті, здатному прошити за 5 хвилин до 500 аркушів. Як правило, це електричні або напівавтоматичні апарати. На полотно укладаються документи, потім робиться голкою або свердлом отвір, через який машинка просмикує нитку.

Не варто плутати такі машинки з біндерами. Біндер працює аналогічним чином, але робить отвори відразу по всій довжині листів і скріплює їх не ниткою, а пружиною. Звичайне пристрій для зшивання документів ниткою можна придбати в середньому за рублів залежно від моделі.

Відео: як зшивати документи нитками за допомогою верстата

Щоб уникнути прикрих затримок і непотрібного стресу завжди уточнюйте нормативи по кожному окремо взятому випадку.

Источник: http://tips.in.ua/instrukciya-po-zshivannyu-dokumentiv/

Як правильно зшивати документи нитками вручну, фото зразки — my life

Як правильно зшивати документи

У компаніях і установах прошивають документи, які потрібно передати в архів.

Прошиті документи зручно зберігати і при необхідності представляти в перевіряючі органи, які не переживаючи за збереження і можливість підміни.

Які норми регулюють прошивання

Теоретично така проста справа як прошивання документів не регламентується нормативними актами. Є тільки вказівки про те, як це зробити:

Які документи вимагають такого оформлення

В установах і компаніях прошиваються документи практично усіма структурними підрозділами.

Співробітники кадрової служби окремо систематизують і прошивають за підсумками календарного року такі документи:

  • накази особового складу,
  • накази загального складу,
  • штатний розклад.
  • авансові звіти,
  • оборотні відомості по матеріальних засобів,
  • накладні,
  • рахунки-фактури,
  • акти виконаних робіт,
  • шляхові листи,
  • касову книгу,
  • відомості на отримання заробітної плати працівниками установи в тому випадку якщо зарплата видається працівникам на руки.

Діловоди. вхідну і вихідну документацію.

Прошивати документи можна використовуючи наступні інструменти:

Але документи, прошиті нитками, гарантовано не будуть підмінені, що актуально в сучасній дійсності.

Найнадійнішим вважається підшивання справ нитками.

Загальні правила оформлення

Документи, які згодом необхідно буде прошити, спочатку сортують за датою, ретельно приєднуючи один до одного, нумерують кожен лист справа арабськими цифрами. Починають нумерацію з цифри 1. Опис не нумеруються.

Для обкладинки вибирають спеціальну картонну обкладинку «Дело». Вона буває різних розмірів і якості. Для прошивання стандартних документів використовується звичайний швидкозшивач формату А4. У документах нумеруються також і конверти. В цьому випадку конверт нумерується в першу чергу, а за ним листи і фотографії, які перебували в ньому.

Якщо при нумерації документів була допущена помилка, то її закреслюють однією рисою і продовжують нумерацію. При цьому лист необхідно буде завірити написом «Виправленому вірити», поставити підпис відповідальної особи і скріпити печаткою.

Як правильно заповнити журнал обліку трудових книжок розказано тут. Основні вимоги, що пред’являються до секретаря діловоду, розписані в запропонованій інструкції. Послідовне і безпомилкове заповнення журналу реєстрації трудових договорів наведено в даній статті.

Покрокова інструкція даної процедури

Перед процедурою зшивання документів необхідно видалити всі скріпки і скоби від степлера. Систематизувати по датах або за значимістю і пронумерувати кожен лист документа. Якщо вийшло справа складається з безлічі листів, то можна з’єднати документи спеціальними скріпками і приступити до прошивання.

  • Нитки. Краще використовувати капронові.
  • Голка. Розмір підбирати в залежності від товщини зшиваємо документів.
  • Клей паперовий.
  • Аркуш чистого паперу.
  • Швидкозшивач паперовий, картонний.
  1. Видалити скріпки, скоби з документа.
  2. Акуратно і рівно укласти листи, перевірити для надійності нумерацію.
  3. Залежно від товщини вийшла пачки взяти шило або голку і, відступивши від краю, зробити наскрізні отвори в кількості не менше 3. Отвори повинні знаходитися в ряд, вертикально щодо краю паперу, на відстані 2,5-3 сантиметри один від одного. Середнє отвір повинен бути по центру.
  4. Залежно від товщини, вийшла стоси паперів, взяти нитку довжиноюсантиметрів.
  5. Всунути голку знизу з тильного боку документа в центральний отвір.

    Слід сказати, що якщо слід прошити більшу кількість листів одночасно необхідно зробити не менше 4 отворів. Це додасть стійкість і надійність при зберіганні прошитого документа.

    Хто і як запевняє

    Документи запевняє керівник підприємства або індивідуальний підприємець. Важливо щоб частина підпису була як на наклеєною папері, так і на документі.

    Варто сказати, що підписуючи прошиті документи керівник бере на себе зобов’язання за їх вміст або призначає за достовірність уповноваженого наказом.

    Особливості оформлення бухгалтерської документації

    Прошивання бухгалтерської документації схоже з прошиванням звичайних документів. Але є одна відмінність. Для прошивання бухгалтерських документів роблять 5 отворів оскільки справи виходять в результаті більшої товщини. Зшивати документи може тільки уповноважений співробітник. Часто відповідальним є бухгалтер, який і займається веденням справ.

    Нумерація робиться простим олівцем. При зшиванні документів складається опис документів, що знаходяться в справі.

    Опис складається з наступних розділів:

    • Назва документу,
    • дата, коли створювалася опис,
    • перелік документів,
    • підпис відповідальної особи.

    Особливості підготовки документів на здачу в архів

    Документи для здачі в архів готують працівники структурних підрозділів. Сама підготовка включає в себе:

    1. Систематизацію документів.
    2. Нумерацію.
    3. Підшивання документів у єдину папку в залежності від призначення.
    4. Заповнення опису.
    5. Оформлення обкладинки документа.

    Вищевказаний порядок проведення підшивки документів передбачає їх тривале зберігання, тобто Проте 25років.

    Якщо ж документи будуть зберігатися в архіві організації менше 10 років. допускаються деякі послаблення, а саме можна не проводити:

    • Нумерацію листків у справі.
    • Систематизацію листків у справі.
    • Прошивання нитками, а залишити на зберігання в папці-швидкозшивачі.

    Але в діловодстві все ж рекомендується проводити зшивання документів, оскільки це полегшує їх зберігання.

    Порядок прошивання такий, як і при звичайному виконанні. Якщо в справі, що підлягає прошивання понад 250 листів. то необхідно розділити його на кілька томів. Кожен том підшивається.

    Якщо документи планується зберігати більше 25 років. то при підготовці до прошивання на справу накладається додаткова картонна обкладинка, яка захищає документи і нитки від зайвого тертя і надає більш красивий вигляд справі.

    Аркуш формату А3 нумерується як один лист і підшивається за лівий край і згортається. Якщо лист підшивають за середину, то буде вважатися вже 2 листи.

    Фотографії або картинки. а також схеми і карти нумеруються ззаду в верхньому лівому кутку. Конверти нумеруються в першу чергу окремо від їх паперових вкладень.

    Якщо справа складається з кількох томів, то вони (томи) нумеруються кожен окремо.

    Обкладинку оформлюють таким чином:

    • Вказують назву організації або установи.
    • Підрозділ.
    • Термін зберігання.
    • Найменування справи.

    Крім того, вказується тема справи. Це можуть бути акти, накладні, накази і т.д. потім структурний підрозділ і термін, за який знаходяться в ньому документи або календарний рік. Це перша і остання дати документів.

    Опис не враховується при нумерації аркушів у справі. Справи можуть бути вказані за ступенем значущості. Наприклад, статут, протоколи, плани.

    Підготовка для здачі в податкову

    Правила діловодства, однак, ніхто не відміняв. І тому установчі документи бажано все ж прошивати вручну.

    Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему — зателефонуйте прямо зараз:

    Источник: http://jak.bono.odessa.ua/articles/jak-pravilno-zshivati-dokumenti-nitkami-vruchnu.php

    Как правильно сшивать документы?

    Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов.

    Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже.

    Подшивка по форме

    Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив. Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

    Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

    Кроме того, здесь также задействуются секретари обособленных подразделений. Естественно, передача дел происходит исключительно после их окончательного оформления.

    Эта процедура включает в себя несколько этапов:

    • Дела проходят проверку на правильность распределение документов по группам;
    • Совершается подшивка;
    • Проверяется нумерация страниц;
    • Оформляется сопроводительная надпись;
    • Совершается внутренняя опись;
    • Производится коррекция реквизитов на переплете. Имеется в виду, возможное изменение наименования предприятия, регистрационного индекса, а также коррекция сроков передачи и заголовков;
    • Осуществляется опись оформляемого дела.

    Допускает частичное оформление дел, у которых срок хранения не превышает 10 лет.

    Кроме того, разрешено:

    1. Не делать систематизацию документов;
    2. Не совершать нумерацию страниц;
    3. Исключить оформление заверительной надписи;
    4. Исключить прошивку дел.

    При неудовлетворительном исполнении условий договора есть смысл отправить контрагенту письмо о расторжении договора. Образец найдёте здесь.

    Законодательство о «шитье»

    Делопроизводство и документооборот являются достаточно сложными процессами. Нередки случаи, когда подготовленные и переданные в архив документы возвращаются по причине неправильного оформления. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос, как все-таки правильно сшивать документацию? Найти ответ можно в Методических рекомендациях по делопроизводству, которые закреплены приказом Росархива от 23.12.2009 г.

    >Законодательство регламентирует процедуру подшивки. На этот счёт даны рекомендации, которых следует придерживаться. Неправильное сшитые документы могут быть неприняты в архив на хранение.

    Архив любого предприятия позволяет сохранять документы на протяжении определенного временного времени. Затем указанная документация в обязательном порядке сдается в архивы.

    Законом предусмотрены вполне конкретные сроки, позволяющие сохранять следующие документы:

    • В отношении персонала, нотариальные записи, хозяйственные книги — 75 лет;
    • Документы, связанные с переходом государственного жилищного фонда в частную собственность — 75 лет;
    • Патенты касательно изобретений — 20 лет;
    • По капитальному строительству — 20 лет;
    • Конструкторская документация — 20 лет;
    • Научные труды — 15 лет;
    • Архивная документация предприятий, связанных с сельским хозяйством — 5 лет;
    • Кино — и фотодокументация — 5 лет;
    • Видео — и фотодокументация — 3 года.

    Когда происходит ликвидация предприятия, тогда документы с бессрочным периодом хранения переходят в архив государства. Кроме того, документы по персоналу организации также подлежат передаче.

    В случае с негосударственными организациями необходимо отметить, что для них предусмотрен особый режим взаимоотношений. В частности, закон обязывает их заключать отдельное соглашение с Федеральной архивной службой. Если договор будет заключен с опозданием, тогда архив будет обязан принять только те документы, которые связаны с персоналом предприятия. Судьбу остальной документации, т. е. место ее хранения, будет определять глава ликвидационной комиссии.

    Подлежащие прошивке документы

    Согласно букве закона, необходимо прошивать все документы, состоящие более чем из двух листов. Это касается и копий уставных документов. Однако документы, не подлежащие последующей передаче в архив, могут не прошиваться.

    Для чего это может понадобиться?

    Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

    Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям.

    Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы. К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации. Другим официальных способов пока не придумали.

    Как правильно сшить документы в архив

    По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок). Затем документы подлежат освобождению от скоросшивателя.

    Если документы укомплектованы, нужно добавить чистый лист для сопроводительной надписи. Кроме того, в начале дела можно дополнительно вложить листы для проведения внутренней описи. Но, если уже имеются напечатанные бланки, то можно добавить их.

    Нормативными актами установлены ограничения, относительно количества страниц в каждом деле. Поэтому допускается укомплектовывать дела до 250 листов. На тот случай, если в течение года собралось больше документов, их нужно разделить на отдельные тома. По стандартной процедуре подшивка документов производится в твердой обложке.

    Что касается дел, у которых большие сроки хранения, то в этом случае их можно прошивать насквозь, вместе с обложкой. Тогда как, общепринятая процедура по сшиванию документов с постоянными сроками сбережения, предусматривает начало подшивания с листа, который идет вслед за переплетом. Затем, на первый лист нужно наложить картонную прокладку и прошить дело. Это нужно для того, чтобы предохранить нитки от скорого изнашивания.

    Здесь не стоит забывать, что дело фактически будет храниться вечно. Основным во время подшивки является контроль границ, поэтому нужно также следить за тем, чтобы нити не заходили за текст. Он должен быть легко читаем даже в прошитом виде.

    Документы, у которых срок хранения не более 10 лет, могут храниться без прошивки в скоросшивателе.

    В некоторых учреждениях для удобства используют специальные машины-брошюраторы. Но такой способ неприемлем для архивной подшивки.

    Фото: брошюровочная машина

    Очередным этапом в делах бессрочного хранения является нумерация. Ее обычно делают для удобства в работе с документами. Чтобы произвести нумерацию используют черный карандаш или специальный нумератор. Для простановки цифр предусмотрено отдельное место, это верхний правый угол документа.

    Следует отметить, что нумерация происходит исключительно на лицевой стороне. Цифры не должны задевать основной текст. Запрещено применение разноцветных карандашей. Не допускается также использование чернил.

    Когда в дело помещен лист большего формата, чем А4, тогда разрешено подшивать его за один край и складывать, после чего его нужно пронумеровать как 1 лист. На тот случай, если лист был сложен, а затем подшит за середину, тогда его нужно пронумеровать как 2 листа. Иллюстрированные материалы подлежат нумерации на обратной стороне.

    Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

    Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела. Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ. «Обложки дел продолжительного хранения…».

    Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

    • Название предприятия;
    • Наименование обособленного подразделения;
    • Индекс делопроизводства;
    • Название дела;
    • Период хранения.

    Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок. Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см.

    Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

    Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины.

    Подготовительные работы

    Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги. Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, долистов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

    После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования. Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

    Вручную нитками

    Фото: Как правильно сшить документы нитками

    На вопрос, как правильно сшивать документы ниткой, необходимо сказать, что для этого нужно взять обычную иглу, нить и прошить листы, у которых всего 2 прокола.

    После того как документ прошит, нужно связать концы нитки на обратной стороне документа и приклеить на образовавшийся узелок небольшой бумажный отрезок.

    После чего делается заверительная надпись о том, сколько в документе содержится листов, кем он удостоверен. Эта процедура делается с таким расчетом, чтобы надпись (печать) выступала за границы наклейки. Следует напомнить, что страницы подлежат обязательной нумерации. Правильно сшивать документы ниткой как показывает практика просто, но, к сожалению, этот способ имеет свои ограничения. Более 5 листов достаточно тяжело проколоть иглой. Поэтому лучше использовать в таких случаях дырокол.

    Смотрите видео, как прошивают архивные папки

    Дыроколом (прошнуровка)

    Как говорилось выше, если документов больше чем 5 листов, лучше использовать ручные прошивочные устройства. Еще лучшим решением могут устройства с электроприводом (электродыроколы). Для этого на полях документа равномерно распределяются 4 отверстия, но, с таким учетом, чтобы текст был доступен для чтения.

    Далее используется прошнуровка документов, с ее помощью произойдет упорядочивание документов, а также будет обеспечен контроль их сохранности. Такие правила регламентированы разными нормативными актами. Прошиваются таким образом договора, нотариально удостоверенные документы, кассовые книги, банковские документы. В этот список также входят личные дела, журналы регистрации, а также бланки строгой отчетности

    Смотрите видео, как просто сшить документы с помощью дырокола:

    Сопроводительные надписи

    После сшивания и нумерации дела, нужно оформить заверительную надпись. На практике это делается на отдельном листке бумаги, который потом закрепляется на обороте дела. Обязательным к указанию в заверительной надписи, является количество пронумерованных листов.

    Эти сведения указываются как цифрами, так и прописью.

    Далее, обязательным есть отображение особенностей имеющихся документов (например, чертежей). Заверительную надпись должен подписать руководитель организации.

    Следует отметить, что на сопроводительной надписи должна указываться должность ответственного лица и расшифровка подписи. Подготовленная надпись крепится с помощью качественного клея. При этом ее функцией также является зафиксировать узел. С таким расчетом, чтобы концы нити были свободны. Все это в конце скрепляется печатью, оттиск которой должен быть на наклейке и листе.

    Страховые взносы ИП обязательны к уплате в установленные сроки. Подробнее узнайте здесь.

    Кредит на открытие малого бизнеса могут предоставить как банковские, так и государственные организации. Смотрите, как его получить.

    Насколько актуальна прошивка документов в 2018 году?

    В любой организации имеется свой внутренний архив, который обеспечивает систематизацию различных документов. Сюда входят бухгалтерские регистры, распоряжения по персоналу и т. д. Документация, предназначенная для последующей передачи на хранение в государственный архив, в обязательном порядке должна пройти подготовительную процедуру в соответствии с существующим ГОСТом.

    И в 2018 году никто не отменял обязательную процедуру. Таким образом, прошивка документов актуальности не утратила.

    Источник: http://ipopen.ru/dokumentooborot/kak-pravilno-sshivat-dokumenty.html